Metadatadrevet Resultat-opgørelse i Power BI

BAGGRUND

Som BI-konsulent støder man ofte på spørgsmålet om, hvorvidt Power BI kan håndtere en virksomheds resultatopgørelse (P&L). Teoretisk set er svaret ja, men i praksis er der udfordringer som f.eks. virksomhedsspecifikke rapporteringskrav og Power BI's begrænsninger i visualiseringen. Som følge heraf vender mange virksomheder sig mod dyre tredjepartsløsninger eller accepterer begrænsninger i deres rapportering.

Dette whitepaper foreslår en metode til at opbygge P&L-rapporter fra bunden i Power BI ved hjælp af en metadatadrevet tilgang via Excel og DAX-formler. Denne løsning giver slutbrugerne fuld kontrol over rapportens indhold, overskrifter, layout og beregningslogik uden at være afhængige af tredjepartsværktøjer.

UDFORDRINGER MED P&L-RAPPORTER I POWER BI

• Virksomhedsspecifikke krav: Forskellige virksomheder har unikke krav til, hvordan P&L-rapporter skal struktureres, og hvilke poster der skal medtages. Herunder valg af opdeling i art- eller funktionsopdelt opgørelse. Eller en kombination.
• Begrænsninger i Power BI: Standardvisualiseringer er ikke optimeret til traditionelle P&L-formater.
• Tredjepartsløsninger: Mange virksomheder bruger dyre eksterne værktøjer til at overvinde disse udfordringer.

FORESLÅET LØSNING: METADATA-DREVET MODELLERING

Den foreslåede løsning bruger Excel som metadata-værktøj til at styre layout, beregningslogik og visningsrækkefølge i P&L-rapporten. Power BI importerer Excel-tabellen og anvender dens indstillinger dynamisk ved hjælp af DAX-formler.

HVORFOR BRUGE EXCEL SOM METADATAVÆRKTØJ?

• Enkelhed: Excel er et velkendt værktøj for finansfolk og controllere, hvilket gør det nemt for slutbrugerne at opdatere layout og logik.
  
  
• Fleksibilitet: Ved at centralisere layout og logik i Excel kan rapporter tilpasses ændrede forretningsbehov uden at ændre DAX-koden.
  
  
• Effektivitet: Den samme rapportskabelon kan genbruges på tværs af forskellige forretningsområder ved at justere metadata i Excel-filen.

EKSEMPEL PÅ RAPPORT

Figur 1 viser et eksempel på en P&L-rapport, der er oprettet i Power BI.

Figur 1: Eksempel på Power BI-baseret P&L-rapport. 

HVORDAN FUNGERER DET RENT TEKNISK?

• Excel-filen definerer layout og logik med kolonner som rækkenavn, kontonummer, beregningslogik, titel, synlig og rækkefølge.
  
  
• Power BI importerer Excel-filen som en tabel, der fungerer som et metadatalager.
  
  
• DAX-formler læser metadata fra Excel-filen og anvender logikken dynamisk i rapporten.
  
  
• Ved at bruge SELECTEDVALUE og SWITCH i DAX-formler tilpasses beregninger og layout baseret på Excel-filens indhold.

EKSEMPEL PÅ METADATA I EXCEL

Følgende tabel viser et eksempel på det layout, der styrer Excel-filen. I vores løsningsforslag er metadataene mere omfattende.

Kontonummer definerer den række af kontonumre, der er knyttet til hver rækkekategori i rapporten.

Beregningslogik definerer, om elementer skal summeres (SUM) eller trækkes fra (SUB).

Titel styrer rapportens overskrifter og kan ændres direkte i Excel.

Visible, som kan være TRUE eller FALSE, bestemmer, om rækken skal vises.

Order definerer rækkefølgen af elementer i rapporten.

Ved at bruge denne struktur i Excel kan slutbrugeren nemt redigere vigtige aspekter af rapporten.

SEMANTISK MODEL

Den semantiske model forbinder faktatabellen Ledger med dimensioner som Dato og Kontoplan sammen med Excel-metadata via LedgerKey. Dette sikrer korrekt aggregering og struktur i rapporten.

DAX-FORMLER TIL DYNAMISK LAYOUT OG BEREGNINGER

DAX-formlerne er ansvarlige for at fortolke Excel-metadataene. De kan se komplekse ud, men slutbrugeren har ikke behov for at ændre dem.

• BeregnRække: Beregner dynamisk baseret på "SUM" eller "SUB"
  
  
• DynamiskTitel: Henter overskrifter fra Excel-metadata
  
  
• VisRække: Kontrollerer rækkesynlighed

ULEMPER VED DENNE TILGANG

Selv om den metadatadrevne tilgang giver flere fordele, er der også nogle begrænsninger, man bør overveje:

• Påvirkning af ydeevne: Import og behandling af metadata fra Excel i Power BI kan medføre flaskehalse i ydeevnen, især for meget store datasæt.
  
  
• Afhængighed af Excel: Løsningen er afhængig af Excel som metadatakilde, hvilket måske ikke er egnet til organisationer, der søger en mere robust, databaseret tilgang.
  
  
• Kompleksitet i DAX: Vedligeholdelse af DAX-formler, der justeres dynamisk baseret på metadata, kan være udfordrende og kræve avanceret DAX-ekspertise.
  
  
• Problemer med versionskontrol: Da Excel-filer ofte redigeres manuelt, kan det være svært at holde styr på ændringer og sikre konsistens på tværs af flere versioner.
  
  
• Begrænset skalerbarhed: Mens Excel fungerer godt for små og mellemstore virksomheder, er det måske ikke altid det bedste valg for virksomheder med store rapporteringsbehov, der kræver integration med avancerede datastyringsløsninger.

RESULTATER OG FORDELE

Den metadatadrevne løsning giver betydelige fordele i forhold til traditionelle P&L-rapporteringsmetoder i Power BI.

Fleksibilitet og tilpasning

• Dynamisk layout: Brugere kan ændre overskrifter, rækkefølge, format og synlighed direkte i Excel-filen.
  
  
• Beregninger, der kan tilpasses: Beregningslogik, såsom SUM og SUB, styres i Excel og fortolkes af DAX-formler.
  
  
• Sproglig tilpasning: Ved at tilføje en sprogkolonne i Excel kan rapporten dynamisk vise tekst på forskellige sprog uden at oprette separate rapporter for hvert sprog.

Effektivitet og vedligeholdelse

• Centraliseret forretningslogik: Forretningslogikken er placeret i Excel, så ændringer kan styres centralt uden at ændre DAX-koden.
  
  
• Genanvendelighed og skalerbarhed: Den samme rapportstruktur kan bruges til forskellige virksomheder eller forretningsenheder ved at skifte Excel-metadata.

Omkostningseffektivitet

• Ingen tredjepartsløsning: Løsningen er bygget ved hjælp af Power BI's indbyggede funktioner og Excel, hvilket eliminerer behovet for dyre tredjepartsværktøjer.
  
  
• Reducerede vedligeholdelsesomkostninger: Da layout og logik styres i Excel, kræves der ingen avanceret DAX-viden for at opdatere rapporten.

Brugervenlighed og adoption

• Brugervenlighed for slutbrugere: Økonomiafdelingen kan ændre rapportstrukturen uden at involvere IT eller BI-teamet.
  
  
• Hurtigere implementering og tilpasning: Kortere implementeringstid, da logik og layout hurtigt kan justeres via Excel.

Forbedret datastyring og -kontrol

• Fuldt ejerskab af data: Da der ikke bruges nogen tredjepartsløsning, bevarer virksomheden fuld kontrol over sine data.
  
  
• Sporbarhed og revision: Versionering af Excel-filen gør det muligt at spore og revidere ændringer i rapportstrukturen.
  
  
• Fleksibilitet: Brugerne kan ændre layout, overskrifter og beregningslogik direkte i Excel.
  
  
• Effektivitet: De samme DAX-formler gælder for alle rapportrækker, hvilket forenkler vedligeholdelsen.

KONKLUSION

Denne metadatadrevne tilgang til P&L-rapportering i Power BI giver en fleksibel, kraftfuld og omkostningseffektiv løsning. Ved at bruge Excel til at styre layout og logik kan brugerne nemt tilpasse rapporterne til skiftende forretningsbehov uden at ændre DAX-koden eller Power BI-modellen. Denne metode giver mulighed for fuld udnyttelse af Power BI's visualiseringsfunktioner, samtidig med at man bevarer fuld kontrol over data og forretningslogik.